Keigo by situation

Keigo for applications and interviews

Use respectful Japanese when scheduling interviews, replying to recruiters and thanking interviewers.

Recruiting messages need a professional first impression and precise logistics. KeigoLens polishes the wording while keeping dates, company names and your intent intact.

Complete Japanese email examples

These are public examples, not generated replies. Replace every bracketed placeholder and check dates, roles and conditions before use. Opening a template does not generate or send anything.

Any of the proposed interview times works

Use this only when every proposed time works. State the available range instead of promising unrestricted availability.

件名：面接日程のご相談（［応募者名］）［会社名］［採用担当者名］様お世話になっております。［応募者名］です。面接のご案内をいただき、ありがとうございます。ご提示いただいた候補日時はいずれも参加可能です。ご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。［応募者名・連絡先］

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Reply after passing document screening

Thank the recruiter and confirm interest in the next stage. Do not confirm a date that has not been provided.

件名：書類選考結果のご連絡への返信（［応募者名］）［会社名］［採用担当者名］様お世話になっております。［応募者名］です。書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。ぜひ次の選考に参加させていただきたく存じます。詳細のご案内をお待ちしております。どうぞよろしくお願いいたします。［応募者名・連絡先］

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Reschedule a confirmed job interview

Apologize for changing an agreed time and offer two real alternatives. Keep the existing email subject when replying.

件名：面接日程変更のお願い（［応募者名］）［会社名］［採用担当者名］様お世話になっております。［応募者名］です。面接日程をご調整いただき、ありがとうございます。大変恐縮ですが、［確定済みの日時］に予定している面接について、日程の変更をお願いできますでしょうか。変更のお願いとなり、申し訳ございません。以下の日時でしたら参加可能です。・［候補日時1］・［候補日時2］ご調整が難しい場合は、ほかの候補日時をお知らせいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。［応募者名・連絡先］

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Accept an interview time

For applicants who can attend the proposed time. Replace the date and confirm the location.

件名：面接のご案内への返信（［応募者名］）［会社名］［採用担当者名］様お世話になっております。［応募者名］です。面接のご案内をいただき、ありがとうございます。ご提示いただいた［候補日時］で面接に参加いたします。当日はどうぞよろしくお願いいたします。［応募者名・連絡先］

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Request a different time

Ask the recruiter for another option when you cannot attend. Add only real availability.

件名：面接のご案内への返信（［応募者名］）［会社名］［採用担当者名］様お世話になっております。［応募者名］です。面接のご案内をいただき、ありがとうございます。恐れ入りますが、ご提示いただいた日時は都合がつかないため、別の日程で調整していただくことは可能でしょうか。ほかの候補日時をお知らせいただけますと幸いです。［応募者名・連絡先］

Adapt this example

Ask for time to decide

When attendance is uncertain, ask for the reply deadline without promising a date you cannot meet.

件名：面接のご案内への返信（［応募者名］）［会社名］［採用担当者名］様お世話になっております。［応募者名］です。面接のご案内をいただき、ありがとうございます。現在、日程を確認しており、参加可否をまだお伝えできない状況です。いつまでにお返事を差し上げればよいか、お知らせいただけますでしょうか。［応募者名・連絡先］

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Withdraw from an interview

For applicants withdrawing from the selection process. Do not confuse it with a scheduling request.

件名：面接のご案内への返信（［応募者名］）［会社名］［採用担当者名］様お世話になっております。［応募者名］です。面接のご案内をいただき、ありがとうございます。大変恐縮ですが、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。選考の機会をいただきましたこと、心よりお礼申し上げます。［応募者名・連絡先］

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What to check

Respect the recipient

Use appropriate humble forms when speaking about your own actions.

Preserve logistics

Double-check dates, times, locations and contact details.

Sound confident

Be polite without making your answer vague or overly apologetic.

Before and after

Draft

面接の日程、大丈夫です。よろしくお願いします。

Polished keigo

ご提示いただいた日程で問題ございません。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

The acceptance is explicit and the closing fits a recruiting exchange.

Frequently asked questions

Can I use it to reply to a recruiter?

Yes. Select application and interview to tailor the wording to recruiting communication.

Should I always choose the most formal tone?

Not necessarily. Standard is usually enough; choose more formal for traditional companies or senior recipients.

Polish your own Japanese text

Paste a draft and choose the situation and tone. KeigoLens returns a natural rewrite with an explanation.

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Interview reply: 提示された日程で面接に参加できます。当日はよろしくお願いします。